Завершена работа по заказу ОАО «ТНК-BP Менеджмент» в рамках оптимизации деятельности Департамента планирования ИТ

Новости МетаСинтез

Завершена работа по заказу ОАО «ТНК-BP Менеджмент», руководству Департамента доложен отчет «Основные проблемы и сдерживающие факторы Департамента планирования ИТ. Рекомендации и мероприятия по их решению».

Данная работа являлась подготовительным этапом в рамках деятельности компании ТНК-ВР Менеджмент по оптимизации работы Департамента планирования ИТ. При реструктуризации и перераспределении функций в компании, отдельные направления деятельности Департамента планирования ИТ стали сдерживать и вызывать негативную реакцию со стороны бизнес-направлений. В частности, возникшие трудности касались ИТ-проектов и ИТ-закупок, затрагивающих как деятельность корпоративного центра, так и деятельность дочерних и зависимых обществ, их юридического и практического взаимодействия по ИТ-направлениям. В виду множества заинтересованных сторон и конфликтующих точек зрения на характер имеющих место проблем и пути их разрешения, была приглашена внешняя независимая аналитическая компания (Корпорация МетаСинтез) для объективной оценки ситуации и взвешивания всех за и против.

В период с 21 февраля по 17 марта было проведено 21 интервью, в которых приняло участие 31 сотрудник Группы компаний ТНК-BP:

  • 14 сотрудников Департамента планирования ИТ (РТЦ);
  • 4 сотрудника Департамента ИТ проектов;
  • 3 региональных ИТ менеджера;
  • 4 BIM + 4 их помощников и сотрудников stream’s;
  • 2-е визирующие инстанции: юрист Департамента правового обеспечения и Директор ДАД.

По итогам каждого интервью составлен протокол, фиксирующий основные вопросы, проблемы и решения, видимые сторонами. Цель проведенных интервью – сбор точек зрения на проблемы, оценок их актуальности и путей их решения, сбор материалов для будущего описания бизнес-процессов.

Параллельно произведен анализ следующей нормативной документации, проанализированы проблемы, касающиеся 3 основных групп бизнес-процессов:

  • Процессы закупок (формирование консолидированной потребности: сбор и консолидация заявок, принятие решений о целесообразности закупок, подготовка и проведение ДКК, закупка и контроль поставок ИТР и ПО, претензионная работа);
  • Процессы контрактования (формирование, согласование, заключение договоров с контрагентами, агентских договоров и приложений к ним; ведение, закрытие агентский договоров и договоров с контрагентами, их оплата);
  • Финансовый блок бизнес-процессов (бюджетирование и финансовое планирование по ИТ; оперативный финансовый учет, учет начислений по ИТ, аллокация затрат; контроль исполнения бюджетов и финансовых планов по ИТ).

Выявлено 18 основных проблем, которые структурированы по 6 группам. Построены карты обусловленности (причинно-следственных связей) проблем и их симптомов. Сформирован рейтинг проблем по актуальности их решения.

Проблемам сопоставлены мероприятия по их решению (высказанные сотрудниками и предложенные аналитиками), включая предложения по внедрению ПО для автоматизации областей деятельности, сдерживающих развитие компании. На основе актуальности проблем и степени их решения рассчитан качественный эффект от различных мероприятий. Мероприятия качественно оценены по финансовым затратам и длительности решения.

Результатом работ является карта решений, QuickWins и стратегические решения.

Также выявлены основные параметры, характеризующие объемы работ Департамента планирования ИТ и их трудоемкость.

Результаты представлены в текстовом и диаграммном виде и доложены на презентации Руководству и аналитикам компании, намечен план дальнейших мероприятий. Так как был выявлен целый ряд имеющих место системных противоречий, результаты анализа получили широкий резонанс в различных подразделениях компании, подготовили почву для достижения договоренности руководства различных подразделений для диалога и организации совместной конструктивной деятельности по эффективному развитию компании в области информационных технологий.