Корпорация МетаСинтез провела аудит проектов внедрения СЭД на двух предприятиях группы ТНК-ВР

Новости МетаСинтез

Корпорацией МетаСинтез было проведено обследование и аудит проектов внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM в г. Саратов на ОАО «Саратовский нефтеперерабатывающий завод» (далее СНПЗ) и в г. Радужный на ОАО «Варьеганнефтегаз» (далее ВНГ). В ходе обследования проведены 18 и 38 интервью с участием 27 и 53 сотрудников предприятий соответственно, и беседы с 4 участниками проектов внедрения системы DIRECTUM со стороны исполнителя. Помимо очных встреч было проведено формальное анкетирование сотрудников по 43 пунктам, касающихся всех аспектов аудита, от интегральной оценки результатов проекта до деталей, таких, как параметры хода проекта внедрения, качества обучение пользователей, качества самой системы и документации на нее, эргономичности интерфейса, скорости работы и др.

В ходе аудита был осуществлен анализ состояния и результатов проектов, обработка экспертных мнений и материалов по проектам по всем пунктам аудита, выявление проблем, возникших в ходе внедрений, предложений и рекомендаций по совершенствованию системы.

В результате аудита установлено следующее:

  • первоначальные требования и выбор системы DIRECTUM в качестве системы электронного документооборота для реализации пилотных проектов являются вполне обоснованными, пересмотр выбора системы нецелесообразен (необходимо отметить, что первоначальные требования для предтендерного отбора систем СЭД также были сформированы специалистами Корпорации МетаСинтез по результатам обследования предприятий в 2005 г.);
  • качество системы DIRECTUM оценивается как достаточное (с учетом требующихся незначительных доработок);
  • оба проекта в целом удовлетворяют требованиям технических заданий с учетом некоторых особенностей, не востребованных в ходе внедрений, а так же ряда замечаний по реализации;

В ходе аудита зафиксировано значительное увеличение доли электронного документооборота на обоих предприятиях (до 58% в целом по предприятию на момент аудита), сопровождающееся снижением количества бумажных документов вплоть до полного исчезновения бумажных версий некоторых внутренних документов. Помимо этого на обоих предприятиях отмечены:

  • улучшения в формализации, описании основных процессов работы с документами, для которых ранее не существовало полных регламентов и маршрутов,
  • большая упорядоченность работы канцелярий (без существенного ускорения),
  • ускорение формирования документов без необходимости печати, копирования,
  • ускорения процессов взаимодействия,
  • сокращение времени на поиск документов,
  • уменьшение объема рутинных операций,
  • гарантии достоверности ЭЦП (электронно-цифровой подписи),
  • работа в системе гендиректоров обоих предприятий.

Среди негативных эффектов внедрения системы можно выделить увеличение нагрузки руководящего состава, в отличие от рядовых сотрудников, нагрузка которых существенно снизилась. Этот парадоксальный эффект возник по причинам того, что теперь:

  • часть документов имеет хождение и в электронном и в бумажном виде, таким образом, эти документы руководящие работники вынуждены рассматривать и подписывать дважды – сначала в электронном виде, затем, после прохождения процессов согласования и подписания ЭЦП, в бумажном,
  • выдача поручений, распределение обязанностей, входящих заданий между подчиненными ранее происходила в устной форме (быстро), теперь каждое поручения и задание оформляется в системе, что требует времени и дополнительных трудозатрат.

Кроме того, получены следующие оценки (внедрение в ВНГ началось несколько позже и на момент аудита несколько отставало от СНПЗ):

  • среднее ускорение процессов взаимодействия: в 2 раза — СНПЗ, в 1,9 раза — ВНГ;
  • среднее ускорение управленческих процессов: в 1,8раза — СНПЗ, в 1,6 раза — ВНГ;
  • среднее ускорение контрольных процессов (контроль задач, поручений): в 1,8 раза — СНПЗ, в 1,6 раза — ВНГ;
  • среднее ускорение процессов согласования: в 1,7 раза — СНПЗ, в 1,8 раза — ВНГ;

Качество итоговой документации на систему электронного документооборота и документации по проекту оценивается как высокое. Курсы обучения и аттестационные программы оцениваются как достаточного качества, однако имеется ряд замечаний по организации процесса обучения:

  • значительный разрыв между обучением и включением пользователей в активную работу с системой (в результате часть пользователей забыли изученное);
  • недостаток практических занятий;
  • недостаточный учет специфики документооборота предприятий в курсах;
  • недостаточное число обученных сотрудников;
  • обучение рассчитано на опытных пользователей РС, но не все сотрудники предприятий таковыми являются.

Имеется также ряд нареканий касательно работы системы: хотя по результатам независимого тестирования система сохраняет работоспособность при любых предусмотренных нагрузках и при этом обеспечивает требуемые производительность и быстродействие, не все пользователи довольны скоростью работы, указывается на случаи сбоев системы. Наблюдается заметная зависимость скорости работы системы от скорости компьютера на рабочем месте, а также медленная работа с большими файлами.

Среди прочих недостатков системы можно выделить следующие:

  • внутри системы не поддерживаются ссылки между файлами MS Office;
  • невозможна одновременная работа нескольких пользователей с файлами MS Office;
  • ошибки системы при работе с файлами, имеющими длинные имена;
  • неудобство повторного запуска измененного документа по маршруту;
  • неудобство контроля выполнения большого числа поручений. Отсутствие автоматического размещения задач\заданий по подпапкам пользователей;
  • сложности управления правами доступа;
  • отсутствие проверки текстов на орфографию, грамматику;
  • отсутствие графических средств для отслеживания маршрутизации бизнес-процессов;
  • несовершенство системы отчетности;
  • запрет на двойное подписание ЭЦП одной и той же версии (отсутствие согласующих и утверждающей подписи).

Разработчики DIRECTUM работают над устранением этих и других недостатков.

Оценочный срок полной окупаемости проектов, рассчитанный аудиторами, – 1,3 и 1,7 лет для СНПЗ и ВНГ соответственно.

Основной вывод, сделанный в ходе аудита: интегрально оба проекта внедрения СЭД можно считать успешными с итоговыми оценками по пятибальной шкале — 4,0 и 3,7 для СНПЗ и ВНГ соответственно (на момент проведения аудита).

Корпорацией МетаСинтез и большинством пользователей системы выдана рекомендация тиражировать на другие предприятия группы ТНК-BP внедрение электронного документооборота на базе DIRECTUM.

По итогам рассмотрения результатов аудита и рекомендаций Управляющий комитет ТНК-BP принял решение о распространении системы DIRECTUM на всю структуру ТНК-BP, как единый корпоративный стандарт СЭД.